İÇ KONTROLÜN UNSURLARI (BİLEŞENLERİ) (COMPONENTS OF INTERNAL CONTROL)

Yazar: Cahit YERCİ, MA, YMM

COSO[1] iç kontrol çerçevesine göre, iç kontrol birbiriyle ilişkili beş bileşenden (unsurdan) oluşmaktadır.[2] Bu bileşenler aşağıda belirtilmiştir: 

·      Kontrol Ortamı

·      Risk Değerlemesi 

·      Kontrol Faaliyetleri

·      Bilgi ve İletişim

·      İzleme

Kontrol Ortamı

İç kontrolün temel unsurlarından biri olan kontrol ortamı,  iç kontrolün bütün organizasyonda uygulanabilmesi için bir temel oluşturan standartlar, süreçler ve yapılar dizisidir. [3] Kontrol ortamı organizasyonun yapısı, çalışma şekli ve bu organizasyon içindeki kişilerin kontrol bilinciyle ilgilidir. [4] Kontrol ortamı, disiplin ve yapı sağlayarak, iç kontrolün diğer bileşenleri için temel oluşturur. Kontrol ortamının iç kontrol genel sistemi üzerine derin etkisi bulunmaktadır. Kontrol ortamı şu unsurları kapsamaktadır: [5]  

 

·      Organizasyonun[6]  dürüstlük

·      Organizasyonun etik değerleri

·      Yönetim kurulu üyelerinin gözetim sorumluluklarını yerine getirmesini sağlayan parametreler

·      Örgütsel yapı

·      Yetki ve sorumlulukların dağılımı

·      Yetkin (uzman) personelin işletmeye çekilmesi, geliştirilmesi ve işletmede tutulması süreci.

·      Performans önlemleri, performans yönünden hesap verebilirliği sağlamak için teşvikler, ödüllendirmeler.

 

Risk Değerlendirmesi[7]

            

Her şirket, içten ve dıştan gelen ve değerlendirilmesi gereken çeşitli risklerle karşı karşıyadır. Risk değerlendirmesinin önkoşulu farklı düzeylerde ve içsel olarak tutarlı bağlantılı hedefler tesis etmektir. Risk değerlendirmesi risklerin nasıl yönetilmesi gerektiğini belirlemek için bir temel oluşturan, amaçlara ulaşma yolunda ortaya çıkan riskleri teşhis ve analiz etme olgusudur. Ekonomik, sınai koşullar ile çalışma koşulları ve mevzuat değişmeye devam etmektedir. Bu değişimlere bağlı olarak ortaya çıkan özel riskleri teşhis edecek ve bunlarla uğraşacak mekanizmalar gereklidir.

 

Kontrol Faaliyetleri[8]

 

Kontrol faaliyetleri yönetim direktiflerinin gerçekleştirilmesine yardım eden politikalar ve prosedürlerdir. Kontrol faaliyetleri, şirketin hedeflerine ulaşmasında risk oluşturan unsurlara göre gerekli eylemlerin hayata geçirilmesini sağlar. 

 

Kontrol faaliyetleri organizasyonun tamamında bütün seviyeleri ve bütün işlevleri kapsar. Bu faaliyetler, onaylamalar, yetkilendirmeler, doğrulamalar, mutabakatlar, faaliyet performans değerlendirmeleri, varlıkların güvenliği ve görev ayırımları gibi çok çeşitli faaliyetleri bünyesinde toplar.

                      Bilgi ve İletişim[9]

                   Çalışanların sorumluluklarını yerine getirmesini sağlamak için ilgili (gerekli) bilginin oluşturulması, alınması ve belli bir formla ve belli bir zaman zarfında ilgili yerlere  ulaştırılması gerekmektedir. Bilgi sistemleri işletmenin çalışmasını ve işlemesini sağlamak için faaliyetlere, mali duruma ve uyuma ilişkin bilgiler içeren raporlar üretir. Bu raporlar yalnızca işletme içinde oluşturulan verileri değil, aynı zamanda, dışarıda oluşan olaylar, faaliyetler ve işletme dışı koşullar gibi karar vermeye dönük bilgiler ile dış raporlamaya ilişkin verileri de kapsar. Etkili iletişimin, aynı zamanda bütün kuruluş çapında ve yukarı, aşağı akan, daha geniş bir boyutta gerçekleşmesi gerekir. Bütün personelin,  kontrol sorumluluklarını ciddiye alması gerektiği hususunda üst yönetimden açık bir mesaj alması gerekir. Bütün personel, bireysel faaliyetlerinin başkalarının çalışmalarıyla nasıl ilişkili olduğu yanında, iç kontrol sistemi içinde kendi rolünü de anlamalıdır. Personel, hiyerarşi içinde yukarı doğru önemli bilgileri iletme aracına sahip olmalıdır. Ayrıca, müşteriler,  tedarikçiler, düzenleyici otoriteler ve hissedarlar gibi dış taraflarla da etkin bir iletişimin olması gerekir.

 

İzleme[10]

İç kontrol sistemlerinin izlenmesi gerekir. İzleme, sistemin zaman içindeki performansının kalitesini değerlendirir bir süreçtir. Bu, sürekli izleme faaliyetleri, ayrı değerlendirmeler veya ikisinin kombinasyonu ile gerçekleştirilir. Sürekli izleme faaliyetler sırasında olur. Bu düzenli yönetim ve gözetim faaliyetlerini ve personelin görevlerini yerine getirirken ortaya koyduğu diğer eylemleri içerir Ayrı değerlendirmelerin kapsamı ve sıklığı özellikle risk değerlendirmesine ve sürekli izleme prosedürlerinin etkinliğine bağlıdır. İç kontrol eksiklikleri yukarıya rapor edilmelidir. Çok ciddi konularda ise bu raporun üst yönetime ve yönetim kuruluna verilmesi gerekir.

 

---

[1] COSO: Committee Of Sponsoring Organizations

[2] Internal Control, Integrated Framework, Executive Summary, COSO, Committee of Sponsoring Organizations of the Treadway Commission.

[3] Internal Control, Integrated Framework, Executive Summary, COSO, Committee of Sponsoring Organizations of the Treadway Commission.

[4] Dr. Davut PEHLİVANLI, Modern İç Denetim, Beta Yayınevi, İstanbul, 2010, s. 34.

[5] Internal Control, Integrated Framework, Executive Summary, COSO, Committee of Sponsoring Organizations of the Treadway Commission.

[6] Organizasyon, yönetim kurulunu, yönetimi ve diğer çalışanları kapsayan bir deyimdir. Bknz. Internal Control, Integrated Framework, Executive Summary, COSO, Committee of Sponsoring Organizations of the Treadway Commission.

[7] Internal Control, Integrated Framework, Executive Summary, COSO, Committee of Sponsoring Organizations of the Treadway Commission.

[8] Internal Control, Integrated Framework, Executive Summary, COSO, Committee of Sponsoring Organizations of the Treadway Commission.

[9] Internal Control, Integrated Framework, Executive Summary, COSO, Committee of Sponsoring Organizations of the Treadway Commission.

[10] Internal Control, Integrated Framework, Executive Summary, COSO, Committee of Sponsoring Organizations of the Treadway Commission.